Skuteczny audyt dostawcy

 

Audyt dostawcy to bardzo ważny element zarządzania dostawcami, łańcuchem dostaw, jakością wyrobu czy usługi. Więcej na ten temat pisałam w artykule „Co to jest audyt dostawcy”.

Jak zatem zorganizować efektywny i skuteczny audyt dostawcy? W tym celu trzeba wziąć pod uwagę kilka istotnych kwestii.

Po pierwsze należy pamiętać, że audyt dostawcy powinien być cyklicznym systematycznym procesem, który powinien mieć jasno zdefiniowany cel. Każdy dostawca to odrębny organizm o innej roli w naszym działaniu i o innym poziomie dojrzałości czy skuteczności. Dlatego ważne jest, aby określić sobie odrębny cel audytu dla każdego z dostawców. W celu audytu powinna być zawarta nie tylko ocena stopnia spełnienia naszych wymagań, ale też rozwijanie naszych dostawców i kooperacji.

Jasno i konkretnie sprecyzowany cel audytu pozwoli nam na ustalenie odpowiednich kryteriów, czyli materiałów referencyjnych, które stanowią podstawę do oceny w trakcie audytu. O co mi chodzi? Otóż, jeśli celem mojego audytu będzie ocena zgodności produkcji elementu X ze specyfikacją i wymaganiami jakościowymi, wówczas kryteriami mojego audytu będzie zlecenie, specyfikacja i np. rysunki oraz wymagania jakościowe, przekazane dostawcy oraz jego wewnętrzne dokumenty dotyczące procesu produkcji mojego elementu X. Natomiast jeśli celem audytu będzie ocena skuteczności działań korygujących, wdrożonych przez dostawcę po reklamacji nr 123, to kryteriami do mojego audytu będzie plan działań korygujących dostarczony przez dostawcę, parametry oceny skuteczności tych działań, ustalone wcześniej z dostawcą i nasze wewnętrzne procedury ewaluacji i oceny dostawcy.

Ustalony cel audytu i kryteria audytu pozwolą mi teraz określić zakres audytu (czyli gdzie mam prowadzić audyt) i czas, który jest mi potrzebny na przeprowadzenie audytu (czyli długość jego trwania) i oczywiście musimy jeszcze ustalić datę audytu.

Znając cel, zakres, kryteria możemy teraz dobrać audytora czy zespół audytorów biorąc pod uwagę kompetencje, które są niezbędne, aby audyt został przeprowadzony profesjonalnie i skutecznie. Audytorzy powinni zawsze posiadać kompetencje, tj. wiedzę i umiejętności, które pozwolą im ocenić dany obszar. W przypadku audytorów dostawców powinni oni mieć wiedzę na temat wyrobu, procesów wytwórczych, metod oceny jakościowej, itd. Nie zawsze pracownik działu zakupów będzie najwłaściwszą osobą do oceny dostawcy. Warto rozważyć powołanie na audytorów dostawców osoby z wiedza i kompetencjami produkcyjnymi czy jakościowymi, czyli z tych obszarów naszej działalności, które bezpośrednio dotyczą dostarczanego przez dostawcę wyroby czy procesu.

Audytorzy powinni zawsze przygotować się do audytu, czyli zaplanować działania audytowe i stworzyć listy kontrolne, oparte o kryteria audytu. Audyt nie może być improwizacją! Zawsze należy dokładnie przemyśleć strukturę audytu, jego przebieg i zagadnienia, które musimy obowiązkowo omówić podczas audytu, aby mieć pewność, że zrealizowaliśmy cel audytu, audyt był zrobiony w ustalonym zakresie i zgodnie z kryteriami. Dlatego warto stworzyć taka listę kontrolną do audytu, która pomoże nam w jego realizacji, ale też pomoże w zbieraniu dowodów i ostatecznie opracowaniu ustaleń i wniosków z audytu. Należy tylko pamiętać, że lista kontrolna to nie to samo co check lista. Check lista jest zwykle zbudowana z pytań zamkniętych i pozwala ustalić status ocenianego obiektu, trochę zerojedynkowo – tak/nie. Lista kontrolna zawiera otwarte zagadnienia, stanowi punkt wyjścia do wywiadu, obserwacji, analizy zapisów itd. Dzięki niej, po omówieniu jednego zagadnie, możemy płynnie przejść do kolejnych istotnych kwestii, mając pewność, że nic nam nie umknęło, o niczym nie zapomnieliśmy. Dodatkowo, zadając otwarte pytanie wynikające z zapisanego w liście kontrolnej zagadnienia, dajemy możliwość zebrania wszystkich istotnych wątków badania audytowego i następnie rozwinięcia ich w odrębnych ścieżkach audytowych.

Zebrane dowody, udokumentowane w sposób uporządkowany, przyporządkowane do każdego kryterium ułatwią przygotowanie ustaleń i wniosków z audytu oraz opracowanie czytelnego, jasnego i konkretnego raportu, który stanie się podstawą doskonalenia dostawcy i naszej współpracy z nim, a co za tym idzie również naszej firmy.

Jeśli zainteresował cię ten artykuł i masz potrzebę podnoszenia swoich kompetencji w tym obszarze, zapraszam cię do zakładki OFERTA >SZKOLENIA i do zapoznania się z programem szkolenia Audytor dostawcy, które realizujemy jako szkolenie kastomizowane, dopasowane do potrzeb konkretnego klienta.

Autor Małgorzata Biarda